查看完整版本: Access与Office其他成员轻松交流数据

豹子 2007-6-23 09:48

Access与Office其他成员轻松交流数据

Access是Office组件的重要成员，其主要功能是数据库的管理和应用。由于其普及率和易用性都不及其他成员，所以大家常常会觉得Access的操作不太方便。比如，在Access的表中，要想在中间插入一条记录就比较困难，而在Word表格和Excel的工作表中要做同样的操作则易如反掌；再比如，当我们在Access的表中重复输入相同或有一定规律的字段内容时，就自然会联想到Excel的复制和自动填充功能，但Access却无能为力。显然，如果我们能够实现Access与Office组件其他成员之间进行数据交流，就能够让这些成员为Access服务，从而达到取长补短、提高工作效率的目的。
j,h0{c m\w
d;QGa&Y*O4A%? 　　[b]在Word中打开Access表查询项[/b]
\'t|D @ 6G'r.}4^ } c
　　如果想把Access中的表或者查询，转换成为Word中能够读取的文件格式，以便利用Word进行处理，可以采用以下三种方式：4}N`i'BD

b.xm-v0um-U%D@ 　　1． 利用剪贴板O,~ o5l(U
&Ihr7u$J;N.X
　　在Access中，打开要转换的表或者查询项，将鼠标指针拖过所选记录的行选择器（在窗口的最左端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右方向的箭头），可以选择一组记录；将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器（在窗口的最上端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下方向的箭头），可以选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时，可选中所有记录或者说是选中所有字段。进行上述三种情况之一的选择以后，再单击工具栏上的“复制”按钮，将所选内容复制到剪贴板中，如图1所示。随后再打开Word，单击工具栏上的“粘贴”按钮，即可将Access中表或者查询项复制成Word中的表格。如果你觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行后，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，按下“底纹”标签按钮，选择“无填充色”。uH2fpE ]"jQ-h
E4Y%AV{X'B$hf
　　2． 导出为RTF文件|4UE;HRd

-dR'L CT"u 　　在Access中，打开要转换的表或者查询，执行“文件”菜单下的“导出”命令，将“保存类型”指定为“Rich Text Format”。在Word中，执行“文件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮，在随后弹出的“打开”对话框中，单击“文件类型”旁边的下拉列表，将其指定为“RTF格式”，找到前面保存的RTF文件双击即可打开。
)dOxAo"siq*U+D
:mI%b%T2x&IjP5z 　　3． 直接插入数据库cI&rS]u,V dGh:Z

'amB v%o%o 　　在Word中，单击“视图”菜单下的“工具栏”，然后将“数据库”一项选中（或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选中“数据库”一项）。这时，要在Word中打开Access的表或者查询项，就可以单击新增加出来的“数据库”工具栏上的“插入数据库”按钮，在随后打开的“数据库”对话框中，按下“获取数据”标签按钮，将文件类型指定为“MS Access数据库”，选中一个数据库文件中的表或者查询，再单击“插入数据”标签按钮。 ]wgd0t$R3M'e
  
Q|9\a e7BC 2a#L&mWy O(m

x5AuT~^Rn(h [img]http://it.x6x8.com/sjk/UploadFiles_9814/200612/2006121516103818.jpg[/img]
2g5I;N1h4hnb   
l_&i+svx!x7E I 2^N|}*s%dy
图1 复制表格  f'U].qq0av4L#S

B:x[)zu"JG~                                                
f*yO H2u Oj1K,z
%_-mr1l!oPV }P-G ["E                                                
)l:tZ$m0W6ifk P
#U'w[ v P0w6Y \                                                
3ugA8H;?:_ P ,u3bSn D7S1j6Z8T
                                               
Eo-u5wfZL
vz;yCg8S \^                                        
}-[g^!\|i JQ#x &KGp ?oz'q
                                               
j6y/V9xD?AB%] (lFB7ad
                                               
[wGw1_d,|&b K] C~ E-|
                                               
(O;YNL#y2v0]f;p*Fd 0n7Gvr W6aOR
6cS$aq j @r
r,h fs j-{)l0?
                                       
\ ]0bO~
5xGX-Li;mn5W                                                       [/b]
页: [1]
查看完整版本: Access与Office其他成员轻松交流数据