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想想点点 2007-6-23 07:13

不传秘诀:用好E-mail的99条技巧

[b]礼仪 [/b] s QR$?6I)[+i

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(iR0brj1H2s &h] Ea'YI}
  不要用公司信箱发私人信件。
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#x MydIMO0V:^Wa

[8kb:[vx|'`si   如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面,这样容易被发垃圾信的收集到,另外如果那些人互相不认识,也不方便。自己的地址应该写到to里面。
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\J AmO0j#y %K8{1qD.c*H S_fw

CY:`'F B7^~0h   不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌,除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。 h;d+e6@ K_b
P }.bc&o @J K
'KD'h*b.~a)R:D"d
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  不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事,不要转发。 )@H5lMYlL
D"l2J%tcA@

i!|z"Yo-rR (b,_AOP|
  职业。不要用u,afk这种手机简写,这在商务中不合适,会让人觉得你孩子气或没文化。
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N R8\R:r ^fs!X5GV
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  职业2:注意语气。注意你和收信人之间的关系。 1SN;l+DUB@
1H |L0c:TE w\"P#b

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{*nAb'P iM   小心谨慎。Email不是私人的,它可能在传输途中被截取,也可以在收信人那里存上好多年,还会返回给发信人。所以,不要发自己会遗憾的Email。
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J+{ v {e$v+K
/}A&j5^qF
  缩减签名。最好4行,太多就不好了。 V~m|1D

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  引用。只Copy要回复的句子来引用,引用前面应该有。 pmWviF\L2L4x%l
(k Y*o9Y6|*\)[

2estAT d-? SesV"Y.`*R+@
  愤怒时不要用Email。Email很难传送幽默,但很容易传达愤怒。 ]@+C%s9rV;b:H)X*m

3Bv j3\S\W8Ewp
4v1\rU4vJfe,b 2t0o2Zr%z Fa
  澄清。如果有邮件让你不安,最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问,说明你以为它是什么意思,确保自己没搞错。 E6l(Y!{,d'f B~

{f2xU@z2n
'|wflJ%]0\x2_0D Syp;e*^f
  不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错,连发数十封,你也应该为此向朋友们道歉。 K|u9{A$A
8C1Hy.]/Nr*C/T$T

U(F J@9} G
9?q+O:N;^%fWt0Zw#W   注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题,但注意一下总是好的。 c#U:Ws#v i+U

#| URq Q*he_ mq h,U$}l2]@W
*X-S"i*G&H9ldE y(Y v
  适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人。
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O2[JD+n R
U i&Gc$J;tCp:| U
R8J7O_Sm*E2w   不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复。 )j'`c'jMB,{+w2C`

WFf@^i:J2\3w At2~,a)]h[Y
:p.LAu q
  遵守Email法规。比如对商业广告邮件,不同国家有不同的法规,不但是自己国家,也要考虑到收信人所在国家。
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H7a3[%E @q3M
~/{Gu%UA[7]
#q&Xdpk"~!c5_hE3l   [b]沟通及效力[/b]
N(x I}:F :W:B"X3e|Ra
3J.t&R(ni&a"IS+q
V ]Tr3~3Y |xh
  使用有意义的标题,让收信人一下就能明白里面是什么,同时也区别于垃圾邮件。
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Aew(f2w 0w+lY)fJ1q
Q#o,E vo8C PJJSj
  简短。尽量简短,如果有很多话,可以列成要点。 '\zh3\3y!Q[G*uS

1~uH,a5fZ ,n \wc_,h w%R

$_:O)\.HQO~   摘要。在长信之前加上摘要。 rF&X|3@ P/Sm7^'c(yS
hO9b6_y9U

5K4Ip*E`yR ^
:q|RB p(vX   可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。 +v5zS8mj n8_

S"PK|4W%s-W
1q!M-i,Gq9f3c#^
+g N&t_sT/o,{   需要时可使用回复所有人。平时不要用。 M K;ul:Q M e D

q J:~)x(|:O8|h,W
(x(c#x*I${K+R
%Bb4eu9k.ouRV]   也要记得电话。Email有它的优势,但打电话和手写信可以产生亲自接触。
/wk#?w.lt M@'Yy&^NZW!T
%r a}?6g
,xD1f-iZ8{.O#{[9j;X
  如果真是很紧急,就写上它。比如在标题上加上URGENT。 p7KxCbV
"]9ng O_ f
9r:c4}-LjRW$nt8n

,n OQUV-Z1r8S K   休假时应设置自动回复,这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西,免得有心人知道你家里没人。
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-My%\/c:Z3g+YR'Uv
#Ae#SRX.~n@ x6Y
  使用表情。如果你的情绪可能被误解,就加上这种笑脸 。 /['Lff*pHW

/B%?n:][ZHiS Z oa"H-i,f
&FKjE:v
  校对。写作水平不高可以原谅,敲错字就很难给人好印象,尤其是交稿子或申请工作时。   
O C%N M2AA 2S0\p\9R'XMF
  [b]移动Email[/b]
wN E*S? $f h|.}RB6{3X9i
&[WH Y(bC'PY6s E~

v(};F"e4Y   了解限制。
4c,yq$A+b1W+B;i%A
,W T%Jk:L+y$s
l[#ma(G5l
1arIR;Ne T.w   使用Voice-to-text。 /gP k&e%z"JD

R2eG'kaVVD;C ?A'_'S i@)H

;[z'x*QNO}#y   小心重复或删除。 AaAH!ug N$]1|2x

w'm"WB;t
E;CMo+w(lq3`3i
k'w2a.}K };?{Z   专用。最好设个专用的移动信箱。
fB_x/` ,g+cm|%OYA{&Q1p
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  不要给移动设备发附件。
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  要节约使用。
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5Dm8N C1` #Y"S*H&V9~B!Mc-BBrU

4J?w0^ ]:b4C#R2a   生产力,文件夹和过滤 `'P:k@b/b6Etk
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1`Yi(zE3eO   快速回复。要么当时回复,要么先放到须回复文件夹内。 CLb V)?
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  24小时内回复,某些行业要求可能更快些。 9f2S#Sast_ ycX2Q
2EM8l5]3St v:Xe B

avd"R p+rTz )k1}|5u}lqVi
  如果信太长没办法全部答复,就先回个短的,说明过后再细说。 gB"a'V3qc

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2] u.o{ IE#K1L
B'}%Md%R sC   分段回复。如果来信太长又要求全回,就一个要点一个要点地回复。 k gLF-F'tu

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  纪律。定时检查Email,5分钟或5天,固定下来,别人也会依此反应。 W:j E j5i-]
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n C)D H,L Q

!Os,}-d(Bwj   按紧迫性分类。设置紧急/必须回复/个人/信息/其他等几个文件夹,把来信按地址分到这些文件夹内。最好配合过滤器,让它自动分类。 U.J1Hv([}5N

"\OWoahhF )[b2Fr:\8r0ft
s*`'r(v.jb
  有选择。并不是每个信都要回。FYI的,群组的一般都只是看看就行。与工作不相关的也先转发到私人邮箱以后再看。 e9{C'~1a3V t~
~3u!HA9J2U#E|

4U \pQ,z8Pp0mL;S XA~P/lrU
  快速。工作邮件应该是问题和回答,是知识传送。搞笑或论文应该在其他地方。 7Riv#Y p)X;?#G Q5v
~osp4q+Jf!W
"O,z h!BV/p9j
TRqC#MR
  限制。如果没时间读,就不要订阅太多内容。如果要订,最好用免费信箱来订。
JN;q G8@h*pm -`"u8v q+C2ay H{

X2M0t'Lj az
-c&o4i3s9rzY&c1d   文本通讯。有时文字IM比来往邮件要快。
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aWM\6aL H0PFE%NH

~(Lvg9gH [ Z   向大师们学习。诸如43-Folders,GTD等等。 )p@$fUg
qx\$A%tCz e

)N'iD.GZ'E*\ [;Y I#SQG)`
  GTD。如果没读,就不要把所有信都移到文件夹里,应该是读、回复再归档。
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r`;ROnHp 4EKH'C9}W M`s1RS?

K H hl#mo9_8Z,d%Dj   标题要明确。
Zm1H3k0Fv$Lb"zp
2~'cJG t;ER]P Jc { r\m"N/~m.L

%KK,wIBC%P c"fJ   使用免费信箱。订阅免费内容要用免费信箱。
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t{#qZ tq(MI7o aP*Or;|Y$B;s
  把垃圾邮件加入黑名单。不要只是删除它们,还应该阻挡发信人,通常垃圾邮件发信人都是重复的。 8C:x.K$D{g.v5k~

D-\+A%L3m i? l p.u:DOF(Er6WY
#A ~3Qv V2Z LA&Z&^$Y
  开启垃圾邮件过滤器。当然,没有过滤器完成准确,所以还应该检查一下垃圾邮件。
xMgjF:`^ #Y.yt~7fv t|.u
Tw&xRt;FS

3U.\IQtWoo   抛弃被垃圾占领的邮箱。保存资料,再开一个,记得通知联系人(不现实)。
b4T,} w(R4O/Co:d#I #z3P5KeuHh
My `X.`%I{ _w
z_ QE/}K4Z)T
  防止邮件过载。如果不需要回复就不回复。   
8H~af$lZWG                     Z0G.y7@G)o
                    D"rn-s*L4Ix4z
                     
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