想想点点 2007-6-23 07:13
不传秘诀:用好E-mail的99条技巧
[b]礼仪 [/b]
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不要用公司信箱发私人信件。
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如有需要请用Bcc。不要把所有人的地址都写到cc里面,这样容易被发垃圾信的收集到,另外如果那些人互相不认识,也不方便。自己的地址应该写到to里面。
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不要发送格式信件。这对朋友和同事来说不礼貌,除非大家都在一个组织中并希望看到这种信。 h;d+e6@
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不要转发链条信。不管它说的是好运还是坏事,不要转发。 )@H5lMYlL
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职业。不要用u,afk这种手机简写,这在商务中不合适,会让人觉得你孩子气或没文化。
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职业2:注意语气。注意你和收信人之间的关系。 1SN;l+DUB@
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小心谨慎。Email不是私人的,它可能在传输途中被截取,也可以在收信人那里存上好多年,还会返回给发信人。所以,不要发自己会遗憾的Email。
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缩减签名。最好4行,太多就不好了。 V~m|1D
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引用。只Copy要回复的句子来引用,引用前面应该有。 pmWviF\L2L4x%l
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愤怒时不要用Email。Email很难传送幽默,但很容易传达愤怒。 ]@+C%s9rV;b:H)X*m
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澄清。如果有邮件让你不安,最好搞明白你没有误解它。你可以回复去问,说明你以为它是什么意思,确保自己没搞错。 E6l(Y!{,d'f
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不要向朋友们发垃圾。即便是服务器出错,连发数十封,你也应该为此向朋友们道歉。 K|u9{A$A
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注意其他邮件系统的非标准行为。虽然很难说清每个系统的问题,但注意一下总是好的。 c#U:Ws#v i+U
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适当地回复群组邮件。注意不要随便就回复给所有人。
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不要回复每一个群组邮件。有时候群组中的某个邮件并不需要你来回复。 )j'`c'jMB,{+w2C `
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遵守Email法规。比如对商业广告邮件,不同国家有不同的法规,不但是自己国家,也要考虑到收信人所在国家。
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[b]沟通及效力[/b]
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使用有意义的标题,让收信人一下就能明白里面是什么,同时也区别于垃圾邮件。
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简短。尽量简短,如果有很多话,可以列成要点。 '\zh3\3y!Q[G*uS
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摘要。在长信之前加上摘要。 rF&X|3@ P/Sm7^'c(yS
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可以用模板。如果要重复地大量回复同样的问题时。 +v5zS8mjn8_
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需要时可使用回复所有人。平时不要用。 M
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也要记得电话。Email有它的优势,但打电话和手写信可以产生亲自接触。
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如果真是很紧急,就写上它。比如在标题上加上URGENT。 p7KxCbV
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休假时应设置自动回复,这是礼貌和方便的问题。但不要给私人邮件设这种东西,免得有心人知道你家里没人。
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使用表情。如果你的情绪可能被误解,就加上这种笑脸 。 /['Lff*pHW
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校对。写作水平不高可以原谅,敲错字就很难给人好印象,尤其是交稿子或申请工作时。
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[b]移动Email[/b]
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了解限制。
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使用Voice-to-text。 /gP
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小心重复或删除。
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专用。最好设个专用的移动信箱。
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不要给移动设备发附件。
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要节约使用。
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生产力,文件夹和过滤 `'P:k@b/b6Etk
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快速回复。要么当时回复,要么先放到须回复文件夹内。 CLbV)?
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24小时内回复,某些行业要求可能更快些。 9f2S#Sast_
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如果信太长没办法全部答复,就先回个短的,说明过后再细说。 gB"a'V3qc
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分段回复。如果来信太长又要求全回,就一个要点一个要点地回复。 k
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